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Inicializando plataforma educativa…

SENA · Tecnólogo en Gestión Administrativa

Domina los Datos
sin escribir código

Esta guía está diseñada para que domines Microsoft Access desde los conceptos fundamentales hasta el desarrollo de aplicaciones robustas. Aprenderás a estructurar datos, automatizar procesos y generar reportes profesionales que transformarán tu eficiencia administrativa.

Domina los datos con las herramientas líderes del mercado.

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Ruta de Aprendizaje

Flujo pedagógico estructurado: de los datos crudos al dashboard gerencial

🗃
Fase 1 0%

Estructura de Datos

Microsoft Access 2024 / 365

Fundamentos
🔍
Fase 2 0%

Lógica Relacional

Consultas & SQL

Consultas
⚙
Fase 3 0%

Integración ETL

Power Query

Transformación
📊
Fase 4 0%

Visualización BI

Power BI

Dashboard

Conceptos Clave

Fundamentos que todo gestor administrativo debe dominar

🗄

Base de Datos: Academia Online

Sistema que organiza datos en tablas relacionadas entre sí mediante llaves.

Una base de datos relacional almacena la información en tablas (como hojas de cálculo) que se conectan entre sí a través de llaves primarias y foráneas. Esto elimina la redundancia y garantiza que los datos sean consistentes. Ejemplo: una tabla CLIENTES se conecta con PEDIDOS a través del campo ID_CLIENTE.

📐

Normalización

Proceso de estructurar tablas para eliminar redundancias y anomalías de datos.

La normalización sigue formas normales (1FN, 2FN, 3FN) para organizar los datos correctamente. En términos simples: cada tabla debe hablar de una sola cosa, cada campo debe ser atómico (sin listas), y los datos no clave deben depender sólo de la llave primaria.

  • 1FN: Sin grupos repetitivos
  • 2FN: Sin dependencias parciales
  • 3FN: Sin dependencias transitivas
🔗

Integridad Referencial

Regla que garantiza que las relaciones entre tablas siempre sean válidas.

La integridad referencial asegura que no puedas tener un ID_CLIENTE = 999 en la tabla PEDIDOS si ese cliente no existe en CLIENTES. Es como un contrato entre tablas: si el dato padre no existe, el dato hijo no puede existir.

Beneficio: Evita datos huérfanos y mantiene la consistencia del sistema.

⭐

Modelo Estrella

Arquitectura de datos para análisis: una tabla central rodeada de dimensiones.

El modelo estrella tiene una Tabla de Hechos central (las transacciones: ventas, pedidos) rodeada de Tablas de Dimensión (Clientes, Productos, Fechas, Regiones). Esto optimiza las consultas analíticas y es el corazón de Power BI.

🔄

ETL

Extract, Transform, Load: el proceso de llevar datos desde su origen hasta el análisis.

Extraer datos de múltiples fuentes (Excel, CSV, bases de datos).
Transformar: limpiar, unificar formatos, eliminar duplicados, calcular columnas.
Loading: cargar los datos ya depurados al modelo de datos para análisis.

Power Query es la herramienta ETL por excelencia para gestores sin programación.

⚖

Administrar vs. Analizar

Dos perspectivas distintas pero complementarias de los datos.

Administrar datos = garantizar que estén correctos, completos y organizados (Access, SQL).
Analizar datos = extraer significado, tendencias y decisiones de los datos (Power BI, dashboards).

El Tecnólogo en Gestión Administrativa necesita ambas habilidades para ser competitivo.

Módulo 1

Estructura de Datos

Microsoft Access 2024 / 365 · Tablas · Relaciones · Integridad Referencial

¿Qué es Microsoft Access 2024 / 365?

Access es un SGBD Relacional (Sistema de Gestión de Bases de Datos). Relacionales (RDBMS) de la suite de Microsoft 365 diseñado para el entorno empresarial no técnico. Permite crear, organizar y consultar datos estructurados utilizando la última tecnología del motor relacional ACE.

💡

Access es ideal para el gestor administrativo porque combina una interfaz visual amigable con un motor relacional potente (ACE/Jet).

Componentes Fundamentales

📋
Tabla

Colección de registros del mismo tipo. Como una hoja de cálculo con estructura definida.

📝
Registro (Fila)

Una instancia completa de la entidad. Ej: los datos de UN cliente específico.

🏷
Campo (Columna)

Un atributo de la entidad. Ej: Nombre, Apellido, NIT, Teléfono.

🔑
Llave Primaria

Identificador único e irrepetible de cada registro. Ej: ID_CLIENTE.

Tipos de Datos en Access

🔢AutonuméricoID autoincremental (ideal para PK)
📝Texto cortoHasta 255 caracteres
📄Texto largoDescripción extensa
🔢NúmeroEntero, largo, decimal
💰MonedaValores monetarios con decimales
📅Fecha/HoraFechas y horas
✔Sí/NoValores booleanos
🔗HipervínculoURLs y rutas de archivos

El Ecosistema Access: 4 Pilares Fundamentales

A diferencia de Excel, que mezcla datos y presentación, Access separa estrictamente la estructura de datos de cómo interactuamos con ellos. Esto se logra mediante 4 objetos principales:

🗃️ 1. Tablas (Los cimientos) Donde se almacena la información real. Sin tablas, la base de datos está vacía. Aquí se definen los campos, tipos de datos y relaciones.
🔍2. ConsultasPreguntas que le hacemos a las tablas para filtrar, unir o calcular datos específicos (Ej: "Ventas del mes").
📱3. FormulariosInterfaces visuales (pantallas) para que el usuario final ingrese o modifique datos sin tocar las tablas directamente.
📄4. InformesFormatos diseñados específicamente para imprimir o exportar a PDF resúmenes estéticos de los datos agrupados.

Propiedades Avanzadas de Campos (Blindando los Datos)

En la parte inferior de la Vista Diseño de una tabla, encontramos configuraciones críticas para evitar el clásico "GIGO" (Garbage In, Garbage Out / Entra basura, sale basura):

🎭
Máscara de Entrada

Fuerza un patrón visual específico al escribir. Ejemplo para un NIT: 000\.000\.000\-0. Obliga al usuario a ingresar los dígitos en ese formato exacto, añadiendo automáticamente los guiones.

🛡️
Regla de Validación

Restricción lógica que el dato debe cumplir para ser guardado. Ejemplo para un campo Precio: > 0. Se complementa con el Texto de validación (el mensaje de error que verá el usuario si incumple la regla).

⏱️
Valor Predeterminado

Dato que se auto-completa al crear un nuevo registro. Ejemplo útil: Poner =Fecha() o =Ahora() en un campo "FechaRegistro" ahorra trabajo y asegura consistencia.

🖌️
Formato

Solo cambia cómo se ve el dato, no cómo se almacena. Ej: Formato de Fecha Corta (dd/mm/aaaa) vs Fecha Larga (lunes, 1 de enero de 2024).

ETL Básico: Importar vs. Vincular Datos Externos

Access es frecuentemente el "puente" entre archivos planos y un sistema robusto. Tienes dos formas de llevar datos de Excel (.xlsx) o de texto (.csv) hacia Access:

📥 Importar (Copiar Datos) Crea una tabla nueva dentro de Access copiando la data original. La conexión se rompe: si cambias el Excel original, Access no se entera. Access aísla la tabla y puedes modificarla/crear relaciones sin problema.
🔗 Vincular (Tabla Dinámica) Crea una "ventana" hacia el archivo original. La tabla vive en Excel, pero la observas desde Access. Si editas en Access, cambia en Excel y viceversa. No puedes cambiar el tipo de datos ni crear ciertas PK en tablas vinculadas.
💡

Boletín del Gestor: Usa "Importar" cuando Access será el nuevo dueño de los históricos. Usa "Vincular" cuando deba coexistir con sistemas legados que la empresa sigue alimentando en Excel.

🔗 ¿Qué es una Relación entre Tablas?

Una relación es el vínculo lógico que une dos tablas mediante un campo común. Permite que la base de datos trate los datos de múltiples tablas como una sola fuente de información coherente. En Access, las relaciones se definen visualmente en el panel "Relaciones" (Herramientas de base de datos → Relaciones).

🧠

Regla de oro: Una relación siempre une la Llave Primaria (PK) de una tabla con la Llave Foránea (FK) de otra. La FK es una copia del campo PK de la tabla padre, almacenada en la tabla hijo.

📗 Relación UNO A MUCHOS (1:N) — La más común

Definición: Un registro de la tabla A puede estar relacionado con uno o varios registros de la tabla B, pero cada registro de B pertenece a uno y solo un registro de A.

🎯 Ejemplo Real Un CLIENTE puede tener muchos PEDIDOS, pero cada PEDIDO pertenece a un solo CLIENTE
👤Tabla PADRE (1)CLIENTES con PK: ID_CLIENTE
🛒Tabla HIJO (N)PEDIDOS con FK: ID_CLIENTE
🔑Campo que uneID_CLIENTE (PK en Clientes = FK en Pedidos)
∞Símbolo en AccessAccess muestra "1" en la tabla padre y "∞" en la hijo
💡

¿Por qué usar 1:N? Porque evita la repetición masiva de datos. Sin esta relación, tendrías que escribir el nombre y NIT del cliente en CADA pedido — lo que genera inconsistencias y desperdicia espacio. Con 1:N solo guardas el ID_CLIENTE en la tabla de pedidos y Access sabe quién es automáticamente.

Otros ejemplos cotidianos de 1:N:

  • 📚 Un PROVEEDOR suministra muchos PRODUCTOS
  • 💼 Un EMPLEADO gestiona muchas VENTAS
  • 🏢 Un DEPARTAMENTO tiene muchos EMPLEADOS
  • 📋 Un PROYECTO tiene muchas TAREAS

📘 Relación MUCHOS A MUCHOS (N:M) — La más potente

Definición: Un registro de la tabla A puede relacionarse con muchos registros de la tabla B, y al mismo tiempo, un registro de B puede relacionarse con muchos de A.

⚠️

Limitación de Access: Las bases de datos relacionales — incluyendo Access — NO permiten crear una relación N:M directamente entre dos tablas. La solución es crear una Tabla Intermedia (también llamada tabla de unión, tabla pivote o tabla puente) que descompone la relación N:M en dos relaciones 1:N.

🎓 Ejemplo Real Un ESTUDIANTE puede inscribirse en muchos CURSOS, y un CURSO puede tener muchos ESTUDIANTES
🧑‍🎓Tabla AESTUDIANTES — PK: ID_Estudiante
📚Tabla BCURSOS — PK: ID_Curso
🔗Tabla INTERMEDIAINSCRIPCIONES — FK: ID_Estudiante + FK: ID_Curso
➕Campos extraFechaInscripcion, NotaFinal (datos propios de la relación)
🏆

Ventaja clave: La tabla intermedia puede tener sus propios campos que describen la relación misma. En el ejemplo de Pedidos-Productos, la tabla DETALLE_PEDIDO tiene Cantidad y PrecioVenta — datos que le pertenecen a ESA combinación específica, no al Pedido ni al Producto por separado.

Fórmula universal N:M en Access:

  • 🛒 PEDIDO ↔ PRODUCTOS → Tabla intermedia: DETALLE_PEDIDO
  • 👩‍💼 EMPLEADO ↔ HABILIDADES → Tabla intermedia: EMPLEADO_HABILIDAD
  • 🏥 MÉDICO ↔ PACIENTES → Tabla intermedia: CONSULTAS

📱 Formularios: La Cara de tu Aplicación

Los formularios son la interfaz de usuario (UI) de una base de datos Access. Son el puente entre el usuario (que no necesita ni debe ver las tablas crudas) y los datos subyacentes. Un buen formulario previene errores de digitación y acelera el trabajo diario.

La Curva de Aprendizaje: Asistente vs. Diseño

✨ Asistente de Formularios Rápido y automático. Access crea el formulario basándose en los campos que elijas. Ideal para "borradores" o vistas rápidas, pero con un diseño visual rígido.
📐 Vista Diseño (Nivel Pro) Lienzo en blanco. Tienes control total (píxel por píxel) sobre colores, tamaños, eventos y controles. Aquí es donde se construyen las aplicaciones profesionales.

Tipos de Formularios según su Estructura

🏗️ Elemento Único Muestra un registro a la vez. Ideal para el ingreso detallado de datos (ej. Ficha completa de un Empleado).
📑Varios ElementosMuestra varios registros en lista continua. Útil para catálogos cortos.
📊Hoja de DatosSe ve exactamente como una tabla o Excel. Perfecto para subformularios donde se ingresan múltiples ítems rápidamente.
🗂️Formulario DivididoArriba muestra la vista "Elemento Único" y abajo la "Hoja de Datos" sincronizada. ¡El favorito de muchos gestores!

El Secreto de los Profesionales: El 'Origen del Registro'

El Origen del Registro (Record Source) es la propiedad más importante. Le dice al formulario de dónde sacar los datos.

⚠️ Error de Novatos: Usar solo Tablas Conectar un formulario directamente a una Tabla carga todos los registros a la vez en la memoria, lo que vuelve la aplicación lenta en red.
💡 Buena Práctica: Usar Consultas Conectar el formulario a una Consulta. Las consultas permiten filtrar, ordenar e incorporar campos calculados antes de que la información llegue a la pantalla del usuario. Además, mejoran drásticamente el rendimiento en red.

Controles UI (La Barra de Herramientas de Diseño)

En la Vista Diseño usamos "controles" para interactuar con los datos. Estos son los imprescindibles:

🏷️
Etiqueta (Label)

Texto estático. Se usa para poner títulos o indicaciones al usuario. (Ej: "Ingrese su nombre:").

📝
Cuadro de Texto (Textbox)

Donde el usuario escribe o ve información. Suele estar enlazado a un campo de la tabla ("independiente" vs "dependiente").

🔽
Cuadro Combinado (Combobox)

Una lista desplegable. ¡Crucial para las Llaves Foráneas (FK)! Permite escoger "Colombia" en vez de memorizar que su ID es "57".

🔘
Botón de Comando

Acciones con un clic: Guardar, Eliminar, Imprimir PDF, Cerrar formulario.

Propiedades Vitales del Formulario (Hoja de Propiedades)

Por último, para que tu app se comporte como software "de verdad", debes ajustar la Hoja de Propiedades (F4) → Pestaña "Formato" y "Datos":

  • ✨ Emergente (Pop-up) = Sí: El formulario "flota" sobre la base de datos principal, dándole un aire de aplicación independiente.
  • 📌 Modal = Sí: Obliga al usuario a cerrar el formulario actual antes de hacer clic en cualquier otra parte de Access.
  • 🔒 Permitir Ediciones/Eliminaciones = No: Bloquea un formulario para que sea estrictamente de solo lectura, protegiendo datos históricos.
  • ➕ Entrada de Datos = Sí: Abre el formulario totalmente en blanco, listo para añadir nuevos registros, sin cargar primero todo el historial anterior.
🛠️

Guía Maestra: Operaciones CRUD en Access

Domina la gestión de datos paso a paso

El término CRUD proviene del inglés: Create, Read, Update, Delete. En Access, los formularios son la herramienta perfecta para replicar estas operaciones sin ver una sola celda de tabla.

1. CREATE (Crear) ➕

Objetivo: Añadir un nuevo registro a la base de datos.

  • Paso A: Haz clic en el icono '*' de la barra de navegación inferior.
  • Paso B (Pro): Crea un botón de comando → Usar Asistente → Operaciones con registros → Agregar nuevo registro.
2. READ (Leer / Consultar) 🔍

Objetivo: Buscar y visualizar información existente.

  • Paso A: Usa las flechas de navegación en la parte inferior del formulario.
  • Paso B: Presiona Ctrl + B para abrir el cuadro de búsqueda rápida sobre cualquier campo.
3. UPDATE (Actualizar) 📝

Objetivo: Modificar datos de un registro ya guardado.

  • Paso A: Simplemente escribe sobre el campo que deseas cambiar.
  • Paso B: Access guarda automáticamente al cambiar de registro, pero puedes crear un botón de "Guardar registro" para mayor seguridad visual.
4. DELETE (Borrar) 🗑️

Objetivo: Eliminar permanentemente un registro.

  • Paso A: Selecciona el registro y presiona la tecla Supr.
  • Paso B (Seguro): Botón de comando → Operaciones con registros → Eliminar registro. Access te pedirá confirmación antes de borrar.
⚠️

¡Cuidado! La operación DELETE es irreversible en Access. Asegúrate siempre de configurar reglas de validación o confirmaciones en tus botones para evitar pérdidas accidentales de datos.

🗃 Simulador: Constructor de Tablas guiado

Crea tablas como lo harías en Access 2024 / 365 Vista Diseño o elige un ejemplo guiado para aprender.

🔑 Nombre del Campo Tipo de Dato Requerido Descripción
Ejemplos guiados de tablas:

🔗 Constructor Visual de Relaciones

Simula el diagrama de relaciones de Access. Arrastra los campos para crear vínculos.

👆 Haz clic en una relación para ver sus propiedades

🔒 Demostración de Integridad Referencial

Simula una regla de validación de Access: intenta insertar un pedido para un cliente que no existe en la tabla maestra.

📋 Guía Práctica Completa: Tablas y Relaciones en Access

Sigue cada paso cuidadosamente. Marca los pasos completados para rastrear tu avance.

🗃️

PARTE 1 — Crear una Tabla desde Cero (Vista Diseño)

La Vista Diseño es el método profesional: te permite definir cada campo con precisión antes de ingresar datos.

1
Abrir Vista Diseño

En la cinta de opciones, ve a la pestaña Crear → haz clic en Diseño de tabla. Se abrirá una cuadrícula vacía con tres columnas: Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción.

💡 NO uses "Tabla" desde la pestaña Inicio — esa abre la vista Hoja de datos, que es menos profesional para definir estructura.
2
Definir la Llave Primaria (PK)

En la primera fila escribe ID_Cliente en "Nombre del campo". En "Tipo de datos" selecciona Autonumérico. Luego haz clic derecho sobre el selector de fila (▶) y elige Clave principal — o usa el botón 🔑 en la cinta. Verás el ícono de llave aparecer en esa fila.

⭐ El Autonumérico asigna IDs automáticamente (1, 2, 3...) sin que tengas que escribirlos. Nunca se repite, perfecto para PK.
Agregar los demás campos

En las filas siguientes agrega:

Nombre del Campo Tipo de Dato Propósito
NombreCliente Texto corto Nombre completo
NIT Texto corto Número fiscal (texto, no número)
Ciudad Texto corto Ciudad de residencia
Telefono Texto corto Teléfono (texto por guiones)
FechaRegistro Fecha/Hora Cuando ingresó al sistema
⚠️ El NIT y el Teléfono usan Texto corto aunque parezcan números, porque nunca harás operaciones matemáticas con ellos y pueden tener guiones o espacios.
4
Configurar Propiedades de Campo (Panel Inferior)

Al hacer clic en cualquier campo, el panel inferior muestra propiedades avanzadas. Las más importantes:

Tamaño del campo: Para Texto corto, define el máximo de caracteres (ej: 50 para NombreCliente).
Requerido: Cambia a Sí para campos obligatorios (ej: NombreCliente no puede quedar vacío).
Indexado: Si buscas frecuentemente por ese campo, actívalo para acelerar consultas.
Valor predeterminado: Puedes poner =Fecha() en FechaRegistro para que se llene automáticamente hoy.
5
Guardar la Tabla

Presiona Ctrl + S o cierra la pestaña. Access te pedirá un nombre — escribe CLIENTES (mayúsculas por convención). Haz clic en Aceptar. La tabla aparecerá en el Panel de Navegación izquierdo.

✅ ¡Primera tabla creada! Repite este proceso para crear PEDIDOS, PRODUCTOS, etc.
🔗

PARTE 2 — Crear Relación Uno a Muchos (1:N) en Access

Prerequisito: tener creadas las tablas CLIENTES y PEDIDOS. La tabla PEDIDOS debe tener un campo ID_Cliente de tipo Número.

📌

Preparación de la tabla PEDIDOS: Crea la tabla PEDIDOS con Vista Diseño y agrega estos campos: ID_Pedido (Autonumérico, PK), ID_Cliente (Número · Entero largo), FechaPedido (Fecha/Hora), TotalPedido (Moneda). El campo ID_Cliente en PEDIDOS es la clave foránea que enlazará con CLIENTES.

1
Abrir el Panel de Relaciones

En la cinta de opciones, ve a la pestaña Herramientas de base de datos → haz clic en Relaciones. Se abrirá un panel en blanco (o con tablas previas si ya habías trabajado). Cierra todas las tablas antes de abrir Relaciones.

2
Agregar las Tablas al Panel

En el cuadro "Mostrar tabla" que aparece automáticamente, haz doble clic sobre CLIENTES y luego sobre PEDIDOS. Haz clic en Cerrar. Verás ambas tablas en la zona superior con una línea de unión entre ellas.

💡 Puedes reposicionar las tablas dentro del panel arrastrándolas por su barra de título para que queden ordenadas.
3
Crear el Vínculo (Arrastrar campos)

Este es el paso clave. Haz clic sobre ID_Cliente en la tabla CLIENTES (no sueltes el mouse) y arrástralo hasta el campo ID_Cliente en la tabla PEDIDOS. Cuando sueltes, aparecerá el cuadro de diálogo "Modificar relaciones".

⚠️ Siempre debes arrastrar desde la tabla PADRE (CLIENTES, lado "1") hacia la tabla HIJO (PEDIDOS, lado "N"). Si lo haces al revés funcionará, pero la convención es padre → hijo.
4
Configurar Integridad Referencial

En el cuadro "Modificar relaciones" verás tres opciones importantes:

✅ Exigir integridad referencial: SIEMPRE actívala. Garantiza que no puedas agregar un pedido con un ID_Cliente que no exista en CLIENTES.
Actualizar en cascada campos relacionados: Si cambias el ID de un cliente en CLIENTES, automáticamente se actualiza en todos sus pedidos.
Eliminar en cascada registros relacionados: Si eliminas un cliente, elimina también todos sus pedidos. Úsalo con precaución.

Base de Datos: Clínica San José

Crear. Verás una línea que une las dos tablas con "1" en el lado de CLIENTES y "∞" en el lado de PEDIDOS.

5
Guardar el Diagrama de Relaciones

Presiona Ctrl + S o cierra el panel y acepta guardar. ¡La relación 1:N está creada! Ahora cuando agregues registros a PEDIDOS, el campo ID_Cliente solo aceptará valores que existan en CLIENTES.

🎯 Resultado visible: En la tabla PEDIDOS, si haces clic en el campo ID_Cliente, Access puede mostrarte una lista desplegable con los clientes existentes si configuras una Lista de búsqueda.
🔀

PARTE 3 — Crear Relación Muchos a Muchos (N:M) en Access

Caso de uso: Estudiantes y Cursos — un estudiante toma varios cursos y cada curso tiene varios estudiantes.

1
Crear las dos Tablas Principales

Crea ESTUDIANTES con los campos: ID_Estudiante (Autonumérico, PK), NombreEstudiante (Texto corto), Documento (Texto corto).

Crea CURSOS con los campos: ID_Curso (Autonumérico, PK), NombreCurso (Texto corto), Creditos (Número), Intensidad (Número).

2
Crear la Tabla INTERMEDIA (INSCRIPCIONES)

Ve a Crear → Diseño de tabla y agrega estos campos:

Campo Tipo Notas
ID_Inscripcion Autonumérico 🔑 PK — Clave principal
ID_Estudiante Número 🔗 FK → ESTUDIANTES
ID_Curso Número 🔗 FK → CURSOS
FechaInscripcion Fecha/Hora Dato propio de la relación
NotaFinal Número Dato propio de la relación

Carga de Datos Masiva

INSCRIPCIONES.

⭐ La tabla INSCRIPCIONES "rompe" la relación N:M en dos relaciones 1:N: ESTUDIANTES (1) → INSCRIPCIONES (N) y CURSOS (1) → INSCRIPCIONES (N).
3
Primera Relación 1:N — ESTUDIANTES → INSCRIPCIONES

Abre el panel Relaciones y agrega las tres tablas. Arrastra ID_Estudiante desde ESTUDIANTES hasta ID_Estudiante en INSCRIPCIONES. Activa Exigir integridad referencial y haz clic en Crear. Verás el "1" y el "∞" entre ambas tablas.

4
Segunda Relación 1:N — CURSOS → INSCRIPCIONES

Ahora arrastra ID_Curso desde CURSOS hasta ID_Curso en INSCRIPCIONES. Activa Exigir integridad referencial y crea la relación. Ahora el panel muestra el esquema completo N:M resuelto.

🏆 Resultado final: Verás ESTUDIANTES — INSCRIPCIONES — CURSOS con líneas "1" a "∞" en cada lado. Esto permite registrar que el Estudiante #1 está inscrito en el Curso #3 y el Curso #5, y también que el Curso #3 tiene a los estudiantes #1, #4 y #7.
5
Guardar y Verificar

Guarda el diagrama (Ctrl + S). Para verificar que todo funciona, abre la tabla INSCRIPCIONES en Vista Hoja de datos e intenta agregar un registro. El campo ID_Estudiante solo aceptará IDs existentes en ESTUDIANTES, y ID_Curso solo aceptará IDs de CURSOS. Si ingresas un ID que no existe, Access mostrará un error de integridad referencial.

🎓

Resumen del patrón N:M: Siempre sigue esta fórmula: (1) Crea tabla A, (2) Crea tabla B, (3) Crea tabla INTERMEDIA con FK de A y FK de B más sus propios datos, (4) Crea relación 1:N de A a Intermedia, (5) Crea relación 1:N de B a Intermedia. ¡Así se resuelve cualquier N:M!

📦 Entregables del Módulo Access

Tu misión final. Sigue las instrucciones del proyecto integrador, genera la base de datos y adjunta tus evidencias para certificar este nivel.

🚀

Proyecto Integrador: Gestión de Suministros Hospitalarios

Aplicaremos lo aprendido para crear una base de datos robusta que controle el inventario de insumos médicos, asegurando la integridad de la data.

1
Diseño del Modelo: Suministros y Proveedores

Identifica las entidades: PROVEEDORES (NIT, Nombre, Teléfono) y INSUMOS (Código, Descripción, Precio, ID_Proveedor). Considera la relación natural (1:N).

2
Creación de Tablas y Claves

Crea ambas tablas en Access. Asegúrate de que NIT sea PK (Texto Corto) en Proveedores y Código sea PK en Insumos. Agrega ID_Proveedor (Texto Corto) como FK en Insumos.

3
Reglas de Validación Avanzadas

En Insumos, al campo Precio agrégale una Regla de Validación: >0 y un Texto: "Debe ser mayor a cero". Al Teléfono del Proveedor añádele una Máscara de Entrada: \(999\) 0000000;0;_

4
Relaciones e Integridad Referencial

Abre Herramientas de BD -> Relaciones. Arrastra NIT a ID_Proveedor. Marca "Exigir integridad referencial", "Actualizar en cascada" y "Eliminar en cascada".

5
Formulario Auto-Generado y Prueba Integral

Selecciona la tabla Proveedores, ve a Crear -> Formulario. Ingresa un proveedor. Posteriormente, intenta cargarle un insumo directamente a un proveedor que NO existe. Observa cómo Access intercepta el error.

Tus Evidencias

Una vez concluyas, súbelas al Drive de tu instructor guardando la siguiente nomenclatura.

📷
Captura del Diagrama de Relaciones

Screenshot donde se vea claramente la línea de unión 1:N probando la Integridad Referencial.

IMG_Relaciones_NombreApellido.png
🗃️
Base de Datos Final (.accdb)

El archivo completo validando Tablas, Relaciones, Reglas de Validación y Formularios.

BD_Suministros_NombreApellido.accdb
Módulo 2

Consultas y Lógica Relacional

Access QBE · Joins Gráficos · SQL Subyacente

¿Qué es una Consulta?

Una consulta es una pregunta estructurada que le hacemos a la base de datos. En Access se diseñan visualmente con el QBE (Query By Example) y por detrás se ejecuta SQL.

🧠

El motor relacional piensa en conjuntos. Una consulta devuelve un subconjunto de datos que cumplen ciertas condiciones.

Tipos de JOIN

INNER JOIN

Solo registros que coinciden en ambas tablas.

Solo clientes CON pedidos

LEFT JOIN

Todos los de la izquierda + coincidencias del lado derecho.

Todos los clientes (con o sin pedidos)

Vista Comparativa: QBE Visual vs SQL

Vista Comparativa QBE vs SQL

Esta imagen muestra una consulta real: Obtenemos el Nombre y Ciudad del cliente, junto con el Monto de sus pedidos, filtrando solo aquellos superiores a 500,000.

1. Selección (SELECT)

En QBE activamos el check "Mostrar". En SQL listamos los campos: C.Nombre, C.Ciudad, P.Monto.

2. Origen (FROM/JOIN)

En QBE arrastramos las tablas y creamos la línea de relación. En SQL usamos INNER JOIN con la condición ON.

3. Filtro (WHERE)

En QBE usamos la fila "Criterios". En SQL escribimos WHERE P.Monto > 500000.

4. Orden (ORDER BY)

En QBE usamos la fila "Orden". En SQL escribimos ORDER BY C.Nombre ASC.

Característica QBE (Visual) SQL (Código)
Curva de Aprendizaje Muy Baja (Intuitivo) Media/Alta (Sintaxis)
Velocidad Rápido para consultas simples Más rápido para consultas masivas
Versatilidad Limitado a la interfaz Ilimitado (Potencia total)
Estándar Propietario de Access Universal (MySQL, Oracle, etc.)
🖥 Vista QBE (Access)
CLIENTES
🔑 ID_CLIENTE
Nombre
Ciudad
PEDIDOS
🔑 ID_PEDIDO
🔗 ID_CLIENTE
Monto
Campo:Nombre
Campo:Ciudad
Campo:Monto
Mostrar:✓
Mostrar:✓
Mostrar:✓
💻 SQL Generado
SELECT
  C.Nombre,
  C.Ciudad,
  P.Monto
FROM
  CLIENTES AS C
  INNER JOIN PEDIDOS AS P
    ON C.ID_CLIENTE = P.ID_CLIENTE
WHERE
  P.Monto > 500000
ORDER BY
  C.Nombre ASC;

El Lenguaje SQL: DDL, DML y DQL

SQL (Structured Query Language) se divide en tres grandes categorías de comandos. Aunque Access usa QBE para no tener que escribirlos, conocerlos es vital para entender qué pasa por detrás y para usar herramientas más avanzadas como SQL Server, PostgreSQL o MySQL.

🏗️ DDL (Data Definition) Comandos para crear o alterar la estructura. Ej: CREATE TABLE, ALTER TABLE, DROP TABLE.
📝 DML (Data Manipulation) Comandos para alterar los datos. Ej: INSERT (Crear), UPDATE (Actualizar), DELETE (Borrar).
🔍 DQL (Data Query) Comandos para consultar datos sin alterarlos. Ej: SELECT (El 90% del trabajo analítico).

DML: Manipulando los Datos

Estos tres comandos son la base de la administración activa de la información.

➕
INSERT INTO (Insertar)

Agrega nuevos registros a una tabla.
INSERT INTO Clientes (Nombre, Ciudad) VALUES ('Juan', 'Bogotá');

🔄
UPDATE (Actualizar)

Modifica registros existentes. ¡Peligro! Siempre usa WHERE.
UPDATE Productos SET Precio = 1500 WHERE ID_Producto = 5;

🗑️
DELETE (Eliminar)

Borra registros. ¡Peligro! Siempre usa WHERE.
DELETE FROM Pedidos WHERE Estado = 'Cancelado';

DQL: El Poder del SELECT

El comando SELECT tiene una estructura fundamental. Cada cláusula tiene un orden específico de ejecución.

1
SELECT (¿Qué columnas quiero?)

SELECT Nombre, Ciudad, Salario elige las columnas a mostrar. Usar SELECT * trae todas las columnas (no recomendado en producción).

2
FROM & JOIN (¿De dónde vienen los datos?)

FROM Empleados E INNER JOIN Departamentos D ON E.ID_Depto = D.ID_Depto indica las tablas origen y cómo se relacionan.

3
WHERE (¿Qué filas quiero filtrar?)

WHERE Salario > 2000 AND Ciudad = 'Medellín' filtra registro por registro antes de agrupar. Operadores: =, <, >, LIKE, IN, BETWEEN.

4
GROUP BY & Funciones de Agregación

GROUP BY Ciudad agrupa los registros con el mismo valor en esa columna. Obliga a usar funciones matemáticas para los demás datos (Ej: SUM(Salario), COUNT(ID), AVG(Salario), MAX, MIN).

5
HAVING (Filtro post-agrupación)

HAVING SUM(Salario) > 10000. A diferencia de WHERE, HAVING filtra después de que los datos han sido agrupados.

6
ORDER BY (¿Cómo los ordeno?)

ORDER BY Salario DESC ordena el resultado final (Descendente o Ascendente). Es el paso más costoso computacionalmente.

🎮 Simulador QBE Interactivo

Construye consultas visualmente y observa el SQL que se genera en tiempo real.

📋 Guía Práctica: Consultas en Access (QBE)

Sigue cada paso y marca el check al completarlo. Construirás una consulta real que filtra pedidos mayores a $500.000.

🎯

Objetivo de la guía: Dominar desde las operaciones más básicas (CRUD) hasta la construcción de consultas avanzadas con cruce de tablas (INNER JOIN) y filtrado, usando la interfaz visual (QBE) de Access y entendiendo el SQL subyacente.

🗄️

PARTE 1 — Operaciones Básicas (CRUD)

Aprende a Crear, Leer, Actualizar y Borrar registros. La base de todo sistema.

1
C: CREATE (Insertar Datos)

En Access, puedes agregar datos directamente abriendo la tabla CLIENTES en Vista Hoja de datos y escribiendo en la última fila (marcada con un asterisco *).

Equivalente SQL (DML):
INSERT INTO CLIENTES (NombreCliente, Ciudad) VALUES ('Ana García', 'Bogotá');

2
R: READ (Consultar Datos - SELECT)

Para ver datos sin modificarlos, usamos consultas de selección. Ve a Crear → Diseño de consulta, agrega la tabla CLIENTES, doble clic en NombreCliente y haz clic en Ejecutar (!).

Equivalente SQL (DQL):
SELECT NombreCliente FROM CLIENTES;

3
U: UPDATE (Actualizar Datos)

En la Vista Hoja de datos, simplemente haz clic sobre una celda (ej. la ciudad de Ana) y escribe el nuevo valor. Access guarda el cambio al cambiar de fila.

Equivalente SQL (DML):
UPDATE CLIENTES SET Ciudad = 'Medellín' WHERE ID_Cliente = 1;

4
D: DELETE (Borrar Datos)

En la tabla, selecciona toda la fila haciendo clic en el cuadro gris a la izquierda del registro y presiona la tecla Supr. ¡Cuidado, no se puede deshacer!

Equivalente SQL (DML):
DELETE FROM CLIENTES WHERE ID_Cliente = 1;

🔗

PARTE 2 — Entendiendo el INNER JOIN

¿Cómo cruzamos información de tablas distintas? Así funciona la lógica relacional.

5
El Escenario (Por qué necesitamos JOINs)

Nuestra tabla PEDIDOS solo tiene el número de cliente (ID_Cliente = 1), no su nombre ("Ana García"). Para ver un informe con "Nombre y Monto", necesitamos unir (JOIN) ambas tablas.

💡 Un INNER JOIN busca coincidencias exactas. Si un Cliente no tiene Pedidos, no aparece en el resultado. Si un Pedido no tiene Cliente (imposible por la integridad referencial), tampoco aparecerá.
6
La Línea de Conexión en QBE

Al crear una consulta y agregar CLIENTES y PEDIDOS, verás una línea que las une. Esa línea ES el diagrama del INNER JOIN. Access la dibuja si hiciste bien tus relaciones (Módulo 1).

Magia SQL Automática:
Esa simple línea le dice a Access que genere este código por detrás:
FROM CLIENTES INNER JOIN PEDIDOS ON CLIENTES.ID_Cliente = PEDIDOS.ID_Cliente

🔍

PARTE 3 — Construir la Consulta Combinada

Vamos a cruzar clientes y pedidos en el entorno QBE gráfico.

7
Abrir Diseño de Consulta

En la cinta de opciones ve a la pestaña Crear → haz clic en Diseño de consulta. Se abrirá el panel QBE con dos zonas: la zona superior (tablas) y la cuadrícula inferior (campos y criterios).

💡 NO confundas con "Asistente para consultas" — ese modo limita opciones. El Diseño te da control total.
8
Agregar las Tablas al Panel

En el cuadro "Mostrar tabla" que aparece automáticamente, haz doble clic sobre CLIENTES y luego sobre PEDIDOS. Haz clic en Cerrar. Verás ambas tablas en la zona superior con la línea de unión (INNER JOIN) pre-dibujada.

📋

PARTE 4 — Seleccionar los Campos a Mostrar

Arrastrando o haciendo doble clic llevas los campos a la cuadrícula QBE.

9
Agregar campo NombreCliente (tabla CLIENTES)

Haz doble clic sobre el campo NombreCliente en la tabla CLIENTES. El campo bajará automáticamente a la primera columna de la cuadrícula QBE. Verifica que la casilla Mostrar esté marcada (✓).

💡 Alternativa: arrastra el campo desde la tabla hasta una columna vacía de la cuadrícula.
10
Agregar FechaPedido y TotalPedido (tabla PEDIDOS)

Haz doble clic sobre FechaPedido y luego sobre TotalPedido en la tabla PEDIDOS. Ambos bajarán a columnas nuevas de la cuadrícula.

⚙️

PARTE 5 — Aplicar Criterios Avanzados (El Filtro)

Los criterios filtran los datos resultantes.

11
Escribir el Criterio de Filtro

En la cuadrícula QBE, ubica la columna TotalPedido. En la fila Criterios (la fila debajo de "Mostrar"), escribe: 

 > 500000

Este criterio le dice a Access: "solo muéstrame los pedidos cuyo Total sea mayor a 500.000".

⭐ Puedes combinar criterios: escribe >100000 Y <900000 para un rango. En inglés usa AND y OR si alguien te pide el SQL.
12
Ejecutar la Consulta (Vista Hoja de datos)

Haz clic en el botón Ejecutar (el botón con el signo ! rojo en la cinta Diseño) o ve a Inicio → Vista → Vista Hoja de datos. Verás solo los pedidos que superan los $500.000.

✅ Si no aparecen registros, verifica que haya datos con TotalPedido mayor a 500000 en tu tabla PEDIDOS.
7
Ver el SQL que Access Generó (Bonus)

Vuelve a la Vista Diseño. Haz clic derecho sobre la pestaña de la consulta (arriba del panel) → elige Vista SQL. Verás el código equivalente:

SELECT CLIENTES.NombreCliente,
       PEDIDOS.FechaPedido,
       PEDIDOS.TotalPedido
FROM CLIENTES
  INNER JOIN PEDIDOS
    ON CLIENTES.ID_Cliente = PEDIDOS.ID_Cliente
WHERE PEDIDOS.TotalPedido > 500000;

Guarda la consulta con Ctrl + S como Q_PedidosGrandes.

🎯

Entregables Finales — Módulo 2

Demuestra tu dominio de SQL y QBE con estos productos de calidad profesional.

🛡️ Criterio de Excelencia: Datos íntegros y SQL normalizado.
📤 Subir Evidencias a Drive
📁 TGA-Digital / Modulo 2 / SQL-QBE / TuNombre /
📊 Progreso de la Guía QBE 0 / 12 pasos
Módulo 3

Integración y ETL

Power Query · Extract · Transform · Load

🚀

¿Qué es el proceso ETL?

ETL es el acrónimo de Extract, Transform, Load. Es la columna vertebral de la inteligencia de negocios, transformando datos brutos en información estratégica para la toma de decisiones.

✨ Integridad
⚡ Automatización
📈 Escalabilidad
🛡️ Calidad

En el entorno de Gestión Administrativa, Power Query actúa como este motor, permitiendo procesar miles de registros sin escribir una sola línea de código mediante su interfaz visual y el potente lenguaje M.

⚠

El problema: Los datos administrativos suelen venir "sucios" (espacios extra, formatos de fecha inconsistentes). La solución: Un flujo ETL que limpie, valide y normalice todo automáticamente.

Flujo ETL Visual Premium

Paso 1
📥

EXTRAER

Captura de fuentes

  • Libros Excel / CSV
  • Bases de Datos SQL
  • Web / SharePoint
Paso 2
⚙️

TRANSFORMAR

El "Corazón" del proceso

  • Normalización de tipos
  • Limpieza de "Ruido"
  • Lógica de Negocio
Paso 3
📊

CARGAR

Destino Analítico

  • Modelo de Datos BI
  • Tablas Maestras
  • Dashboards Vivos

📋 Guía Práctica: Limpieza ETL con Power Query

Sigue cada paso y marca el check. Al finalizar tendrás un flujo ETL completo y reproducible.

🎯

Escenario: Recibes un archivo CSV con ventas. Tiene fechas en texto, columnas con dobles espacios y montos sin formato. Tu misión: limpiar y cargar al modelo analítico usando solo clics en Power Query.

📥

PARTE 1 — Extraer Datos (EXTRACT)

Conectar Power Query a tu fuente de datos y abrirlo en modo edición.

1
Abrir Power Query desde Excel o Power BI

En Excel: pestaña Datos → Obtener datos → De archivo → De texto/CSV. Selecciona tu archivo.
En Power BI Desktop: Inicio → Obtener datos → elige la fuente.

⚠️ Cuando el preview muestre los datos, haz clic en Transformar datos — NO en "Cargar". Si cargas sin revisar, entran los errores al modelo.
2
Explorar el Editor de Power Query

El editor tiene 4 zonas clave que debes conocer:

Panel izquierdo (Consultas): lista de todas las consultas/tablas del modelo.
Vista central (Previsualización): los datos con formato de tabla — aquí ves errores en rojo.
Panel derecho (Pasos Aplicados): cada acción que haces se registra aquí como un paso editable.
Barra de fórmulas: muestra el código M (Power Query Formula Language) de cada paso.
🔧

PARTE 2 — Transformar y Limpiar (TRANSFORM)

Las operaciones más comunes en un flujo ETL real de gestión administrativa.

3
Corregir Tipos de Datos

Haz clic en el ícono del tipo (ABC / 123 / 📅) junto al nombre de cada columna para asignar el tipo correcto:

Columna Tipo incorrecto Tipo correcto
FechaVenta Texto (ABC) 📅 Fecha
MontoVenta Texto (ABC) 💰 Moneda
CantidadUnidades Decimal 1,2,3 Número entero
⭐ Si Power Query detecta errores de conversión, aparecerá "Error" en rojo en esas celdas. Puedes hacer clic derecho → Quitar errores para eliminar esas filas, o corregir el origen.
4
Limpiar Espacios y Estandarizar Texto

Haz clic derecho en la columna NombreCliente (o cualquier columna de texto) → Transformar → Recortar. Luego aplica Limpiar para eliminar caracteres no imprimibles. Por último, aplica Poner en mayúsculas cada palabra para estandarizar nombres propios.

💡 Fíjate cómo cada clic agrega un nuevo paso en "Pasos Aplicados" a la derecha. Si cometes un error, solo borra ese paso con la X — no tienes que empezar de cero.
5
Eliminar Duplicados y Filas en Blanco

Para duplicados: selecciona la columna clave (ej. ID_Venta) → pestaña Inicio → Quitar filas → Quitar duplicados.
Para filas en blanco: Inicio → Quitar filas → Quitar filas en blanco.

⚠️ Si quitas duplicados sobre la columna equivocada, puedes eliminar datos válidos. Siempre hazlo sobre el campo ID único.
📤

PARTE 3 — Cargar al Modelo (LOAD)

Una vez limpia, la tabla se carga al entorno analítico de forma comprimida y optimizada.

6
Verificar sin Errores

Antes de cargar, revisa la barra de estado inferior de Power Query. Debe decir N filas cargadas sin mencionar errores. Si aparece "X errores", haz clic en ese texto para filtrar y ver qué filas fallan.

7
Cerrar y Aplicar

Haz clic en el botón Cerrar y aplicar (esquina superior izquierda de Power Query). Los datos limpios se cargarán comprimidos al motor VertiPaq (Power BI) o como tabla al libro de Excel. El proceso ETL queda guardado — la próxima vez solo actualizas con Actualizar todo.

🏆 ¡Felicidades! Has completado un flujo ETL real. Cada vez que tu fuente de datos cambie, Power Query repetirá todos los pasos automáticamente con solo hacer clic en Actualizar.
🔄

Proyecto Integrador: Consolidación de Nómina Multi-Sede

Simularemos el procesamiento masivo de archivos de nómina provenientes de diferentes sedes, aplicando transformaciones estructurales para unificar la información.

8
Extracción desde Carpeta

Usa Obtener datos -> Desde una carpeta. Power Query detectará todos los archivos de nómina mensuales automáticamente.

9
Combinar y Transformar Binarios

Haz clic en "Combinar archivos". Power Query creará una función personalizada para procesar cada archivo con el mismo formato.

10
Limpieza de Códigos de Empleado

Selecciona la columna Empleado -> Dividir columna -> Por delimitador (guion). Elimina la columna de texto y deja solo el ID numérico.

11
Unpivot de Conceptos de Pago

Selecciona las columnas de devengados (Sueldo, Auxilio, Horas Extra) -> Anulación de dinamización de columnas. Esto creará una tabla "larga" ideal para BI.

12
Carga Final al Modelo de Datos

Usa Cerrar y cargar en... y selecciona "Crear solo conexión" y "Agregar estos datos al Modelo de datos" para optimizar el rendimiento.

🧹

Entregables Finales — Módulo 3

Valida la automatización de tu flujo ETL y la limpieza de datos estructurales.

⚙️ Criterio de Excelencia: Pasos reversibles y tipos de datos correctos.
📤 Subir Evidencias a Drive
📁 TGA-Digital / Modulo 3 / Power Query / TuNombre /
📊 Progreso de la Guía ETL 0 / 12 pasos
Módulo 4

Modelado y Visualización

Power BI · Modelo Estrella · KPIs · Dashboard Gerencial

¿Qué es Power BI?

Power BI es la plataforma de Business Intelligence de Microsoft. Permite importar datos, construir modelos relacionales/estrella y crear dashboards interactivos con KPIs y gráficos.

✅

Con Power BI, el gestor administrativo puede presentar información gerencial de forma visual y dinámica, sin programar.

Indicadores Administrativos Clave

$450M
Ventas Totales
↑ 12%
1,247
Pedidos
↑ 8%
92%
Satisfacción
↑ 3%
4.2
Días promedio despacho
↓ 0.8

⭐ Tablas de Hechos

Son el "¿Qué pasó?". Almacenan métricas numéricas (ventas, horas extrás, unidades) y llaves que conectan con las dimensiones.

📐 Tablas de Dimensiones

Son el "¿Cómo pasó?". Contienen los filtros y descripciones (quién, dónde, cuándo, qué producto). Sirven para segmentar los hechos.

💡

Regla de Oro: Las dimensiones filtran los datos, mientras que los hechos se suman o promedian (agregan).

📋 Guía Práctica: Dashboard en Power BI

Sigue cada paso y marca el check. Al final tendrás un tablero gerencial funcional con KPIs, gráfico y filtros interactivos.

🎯

Objetivo: Construir un tablero de ventas en Power BI Desktop con 3 visuales: una Tarjeta KPI de ventas totales, un Gráfico de Barras por categoría y una Segmentación de datos por fecha. Todo conectado a un Modelo Estrella.

⭐

PARTE 1 — Verificar el Modelo Estrella

El modelo es la base de todo. Sin un modelo correcto, los visuales filtrarán mal o mostrarán datos incorrectos.

1
Acceder a la Vista de Modelado

En Power BI Desktop, localiza los iconos de la barra lateral izquierda y selecciona Vista de Modelo (el tercero, con forma de diagrama de flujo). Esta vista es el "mapa" que define cómo se relacionan tus datos administrativamente.

💡 Un buen gestor siempre valida que el motor de relaciones refleje la realidad del negocio antes de crear cualquier reporte.
2
Validar la Arquitectura en Estrella

Asegúrate de que tu modelo siga el estándar de industria: 1 tabla central de Hechos rodeada de tablas de Dimensiones. Esto garantiza un rendimiento óptimo y filtros coherentes.

Componente Nombre Tabla Propósito de Negocio
⭐ Hechos FACT_VENTAS Registro histórico de ventas y transacciones.
📐 Dimensión DIM_CLIENTES Atributos del cliente (nombre, ciudad, segmento).
📐 Dimensión DIM_PRODUCTOS Catálogo detallado (marca, categoría, precio).
📐 Dimensión DIM_TIEMPO Inteligencia temporal (fechas, meses, trimestres).
⚠️ La relación debe ser de 1 a varios (1:*) siempre desde la Dimensión hacia el Hecho. Un error común es tener relaciones de muchos a muchos o en sentido inverso, lo que rompe la jerarquía de filtrado.
📐

PARTE 2 — Crear Medidas DAX

Las medidas son cálculos dinamicos que reaccionan a cualquier filtro del dashboard.

3
Crear la Medida "Total Ventas"

En el panel Campos (derecha), haz clic derecho sobre la tabla Ventas → Nueva medida. Escribe la fórmula:

Total Ventas = SUM(Ventas[Monto])

Presiona Enter. La medida aparecerá con el ícono de calculadora (∫) en la tabla Ventas.

⭐ Diferencia clave: un campo numérico sumado directamente ignora filtros de fechas y segmentaciones. Una Medida DAX siempre respeta el contexto de filtro — por eso siempre se prefieren medidas explícitas.
4
Crear "Cantidad de Pedidos" y "Ticket Promedio"

Crea dos medidas adicionales siguiendo el mismo proceso:

Cantidad Pedidos = COUNTROWS(Ventas)

Ticket Promedio = DIVIDE([Total Ventas], [Cantidad Pedidos], 0)
💡 Usa DIVIDE(numerador, denominador, 0) en lugar del operador / para evitar errores cuando el denominador es 0.
📊

PARTE 3 — Construir los Visuales del Dashboard

Cambia a la Vista Informe (ícono de lienzo en blanco, primero de la barra izquierda).

5
Visual 1 — Tarjeta KPI (Total Ventas)

En el panel Visualizaciones (derecha), haz clic en el ícono de Tarjeta (un rectángulo con un número). En el campo Campos del panel, arrastra tu medida [Total Ventas] al área Valor del campo. Posiciona la tarjeta en la esquina superior izquierda del lienzo.

💡 Haz clic derecho en la tarjeta → Formato para cambiar el color de la fuente y el fondo. Usa el color verde (#39d0b8) para darle identidad visual.
6
Visual 2 — Gráfico de Barras por Categoría

Haz clic en un área vacía del lienzo. En Visualizaciones, selecciona Gráfico de barras agrupadas. Arrastra:

Eje Y (categorías): campo Categoria de la tabla Productos.
Eje X (valores): medida [Total Ventas].
7
Visual 3 — Segmentación de Datos por Fecha

Haz clic en área vacía del lienzo. En Visualizaciones, selecciona Segmentación de datos (Slicer). Arrastra el campo Año o MesNombre de la tabla Calendario al campo Valor. Power BI creará un filtro interactivo.

🏆 Prueba la interactividad: Haz clic en una categoría del gráfico de barras — verás cómo la Tarjeta KPI se actualiza mostrando solo las ventas de esa categoría. Esto es la interactividad cruzada (cross-filtering) de Power BI.
📈

Proyecto Integrador: Dashboard Ejecutivo de KPIs

Crearemos un reporte profesional que combine múltiples fuentes de datos, medidas DAX avanzadas y una interfaz intuitiva para la toma de decisiones gerenciales.

8
Modelado: Generar Tabla Calendario

En la pestaña Modelado -> Nueva tabla. Usa la función DAX Calendario = CALENDARAUTO(). Crea la relación 1:N con la fecha de la tabla de Ventas.

9
DAX: Cálculo de Crecimiento %

Crea una medida para el mes anterior usando CALCULATE([Total Ventas], DATEADD(Calendario[Date], -1, MONTH)). Luego calcula la variación porcentual.

10
Visualización: Matriz de Calor

Agrega un objeto visual de Matriz. Usa Categoría en filas y Mes en columnas. Aplica formato condicional de fondo (Escala de colores) a la medida Total Ventas.

11
Interactividad: Slicers de Filtro Rápido

Agrega segmentadores de datos para Sede y Vendedor. Asegúrate de que los filtros afecten a todos los visuales del reporte.

12
Finalización y Exportación

Dale formato visual (colores institucionales). Ve a Archivo -> Exportar -> Exportar a PDF para generar el entregable final.

📁 Formato de Evidencias Requeridas
✓
Reporte Ejecutivo PDF

Archivo PDF generado con todas las visualizaciones interactivas y filtros aplicados.

PDF
✓
Captura de la Vista de Modelo

Imagen donde se vea el esquema de estrella final con la tabla Calendario relacionada correctamente.

Imagen / Captura
📊 Progreso de la Guía Power BI 0 / 12 pasos

📤 Ejercicio Avanzado + Entregables Power BI

Completa el ejercicio práctico de RRHH y sube los archivos indicados a la carpeta compartida de Google Drive.

☁️

Carpeta de entrega en Google Drive:

📁 TGA-Digital → Power BI → Tu Nombre
Sube todos los archivos indicados al finalizar cada parte. El instructor revisará los archivos antes de la siguiente sesión.

👥

EJERCICIO 2 — Dashboard de Recursos Humanos

Aplicarás todo lo aprendido en un caso real de gestión administrativa: analizar la nómina de una empresa por área, cargo y mes.

1
Preparar los Datos de Nómina en Excel

Crea un archivo Excel llamado Nomina_Empresa.xlsx con la hoja Nómina que contenga estas columnas:

Columna Tipo Ejemplo
ID_Empleado Número 1001
NombreEmpleado Texto Ana Torres
Area Texto Contabilidad
Cargo Texto Auxiliar
SalarioBase Moneda 1.800.000
AuxTransporte Moneda 162.000
FechaPago Fecha 2024-01-31

Ingresa al menos 15 filas con datos reales o inventados de 3 áreas distintas (Contabilidad, RRHH, Ventas).

💡 Puedes copiar los datos crudos directamente desde un informe de nómina real — es exactamente el escenario laboral que enfrentarás.
2
Conectar y Limpiar con Power Query

En Power BI Desktop: Inicio → Obtener datos → Excel → selecciona Nomina_Empresa.xlsx. Haz clic en Transformar datos. En Power Query aplica:

Verificar tipos: SalarioBase y AuxTransporte como Moneda; FechaPago como Fecha.
Columna calculada: Agrega columna → SalarioTotal = SalarioBase + AuxTransporte.
Columna «Mes»: Haz clic derecho en FechaPago → Extraer → Mes (nombre).

4. Combinar Consultas

Selecciona la tabla principal Nomina y haz clic en Cerrar y aplicar.

⭐ Cada transformación queda como paso reversible en Power Query — si el jefe cambia el formato de la nómina, solo ajustas ese paso, no rehaces todo.
3
Crear las Medidas DAX de Nómina

En la tabla Nomina, crea las siguientes 4 medidas DAX:

Total Salarios = SUM(Nomina[SalarioBase])

Total Nómina = SUM(Nomina[SalarioTotal])

Promedio Salarial = AVERAGE(Nomina[SalarioBase])

Nº Empleados = DISTINCTCOUNT(Nomina[ID_Empleado])
💡 DISTINCTCOUNT cuenta empleados únicos aunque aparezcan en varios meses — útil para no sobre-contar la plantilla.
4
Construir el Dashboard de RRHH

En la Vista Informe, diseña el tablero con los siguientes 4 visuales. Usa colores coherentes (elige una paleta y mantenla en todo el tablero):

🃏 Tarjeta 1: [Nº Empleados] — título «Plantilla Total».
🃏 Tarjeta 2: [Total Nómina] — título «Costo Total Nómina».
📊 Gráfico circular: [Total Salarios] por Area — muestra distribución del costo por departamento.
📉 Gráfico de columnas: [Promedio Salarial] por Cargo — ordenado de mayor a menor.
🏆 Añade una Segmentación de datos por Mes para que el gerente pueda filtrar por período. Esto convierte el tablero estático en una herramienta de análisis dinámica.
5
Exportar y Publicar el Dashboard

Para dejar el entregable listo, realiza los siguientes pasos de exportación:

Guardar el archivo: Archivo → Guardar → nombre: Dashboard_RRHH_TuNombre.pbix.
Exportar a PDF: Archivo → Exportar → Exportar a PDF → guarda como Dashboard_RRHH_TuNombre.pdf.
Captura de pantalla: Con el dashboard completo en pantalla, usa Win + Shift + S y guarda la imagen como preview_dashboard.png.
⭐ Si tienes cuenta de Microsoft 365, puedes publicar directamente en Power BI Service desde el menú Inicio → Publicar — el enlace compartible es el entregable más valorado en el mundo laboral.
📊

Checklist de Entregables — Módulo 4

Tu reporte gerencial está listo. Asegúrate de cumplir con los estándares visuales.

💎 Criterio de Excelencia: Dashboard interactivo y Modelo Estrella optimizado.
📤 Subir Evidencias a Drive
📁 TGA-Digital / Modulo 4 / Power BI / TuNombre /
☁️ Entregables subidos a Drive 0 / 5 archivos
📊 Progreso Ejercicio RRHH 0 / 5 pasos

¡Formación Completada!

Has dominado los fundamentos de la Gestión de Datos Administrativa

✅ Estructura de datos con Access
✅ Consultas y lógica relacional
✅ ETL con Power Query
✅ Dashboards con Power BI
Progreso global: 0%

SENA · Tecnólogo en Gestión Administrativa · TGA Digital